Qu’est-ce qu’un système POS et quels sont ses avantages pour votre établissement ?

« Qu’est-ce qu’un système POS ? » est une question très souvent recherchée sur Internet. Si vous exploitez un commerce de détail, en particulier un café, un bar, un restaurant, un fast-food, un supermarché ou une boucherie, trouver quel système POS vous convient le mieux est d’une importance capitale. Les systèmes POS, de l’anglais « point of sales », aussi appelés systèmes de gestion, sont connus de certains comme de simples outils de prise de commande à table ; en réalité, ils vous permettent de suivre automatiquement en quelques secondes de nombreux processus manuels, du calcul des coûts à la gestion des campagnes, du suivi des stocks aux plannings des serveurs, et d’accéder à l’information d’une seule touche. De plus, ils vous permettent de calculer avec une grande précision les coûts de chaque opération de votre établissement et d’éviter ainsi les dépenses inutiles. Utiliser un logiciel POS sera donc la meilleure décision pour votre établissement. En particulier dans les établissements à plusieurs succursales, il standardise les succursales en appliquant simultanément partout, depuis un seul panneau de gestion, les campagnes, changements de prix, happy hours, etc. Le système améliore également votre qualité de service et augmente la satisfaction de vos clients.

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Comme vous pouvez ainsi augmenter directement votre rentabilité, vous devez choisir le système POS le plus adapté à votre établissement. Alors, que sont les solutions POS et laquelle est la bonne pour votre établissement ? Examinons cela en détail :

Qu’est-ce qu’un système POS et quels sont ses avantages pour votre établissement ?

Tout d’abord, sachez que les systèmes POS dont nous parlons sont très différents des terminaux de paiement que les banques et institutions financières distribuent aux points de vente pour le paiement par carte bancaire. Ces deux notions sont parfois confondues, mais les systèmes POS, aussi appelés systèmes de gestion, sont bien plus complets. Ils portent des noms différents selon les secteurs. Les cafés, restaurants, fast-foods, etc. les appellent application de commande pour restaurant, logiciel POS ou Programme pour prise de commande. Les supermarchés, kiosques, etc. peuvent les appeler Programme pour supermarché, Programme pour vente rapide, Programme pour code-barres.

Lp Restaurant Pos système

Quel que soit leur nom, ces logiciels, dont le vrai nom est système POS, aident l’établissement à offrir à ses clients une expérience sans accroc et permettent aux gérants d’extraire du système de nombreux rapports détaillés sur l’activité quotidienne. Installer ces systèmes dans votre établissement organise le déroulement de vos opérations, et le système de service en salle est suivi automatiquement via ce logiciel de gestion pour café-bar.

Alors, quels avantages ces systèmes apportent-ils à votre établissement, quel est le meilleur logiciel de gestion pour vous et à quoi faut-il faire attention lors du choix d’un POS ?

Les meilleures alternatives de systèmes POS pour votre établissement

Ces systèmes peuvent être utilisés dans de nombreux établissements de toutes tailles, du petit coffee shop aux pâtisseries à plusieurs succursales disposant d’un atelier de production. Le logiciel POS que vous choisirez variera selon la taille de votre établissement, votre mode de service, le matériel supplémentaire à intégrer et les rapports souhaités. Voyons maintenant avec quelles combinaisons de matériel ces systèmes peuvent être utilisés, du plus simple au plus avancé :

1. Systèmes pour POS simple avec un seul matériel et une seule imprimante

Si votre établissement est petit, avec peu de tables, et que vous souhaitez mettre en place un système de suivi des commandes de base, vous pouvez commencer avec un terminal POS et une imprimante connectée. Dans ce système, un seul écran POS est utilisé par le caissier. Le serveur remet une copie des commandes notées au caissier et l’autre à la cuisine. Le caissier ouvre l’addition de la table servie et la cuisine prépare les commandes. L’addition est imprimée sur l’imprimante connectée à l’écran POS et le paiement est demandé au client avec celle-ci. Même si ce système est peu coûteux, la prise de commande manuelle par le personnel de service puis la ressaisie par le caissier entraînent une perte de temps, et comme il n’est pas intégré à la cuisine, il est ouvert aux manipulations. Chez Lotus Pecas, nous ne recommandons pas à nos clients les systèmes avec un seul matériel et une seule imprimante.

2. Systèmes intégrés à la cuisine

Les solutions POS peuvent être utilisées ainsi dans leur forme la plus simple : une imprimante connectée au système POS est installée dans la cuisine. Après avoir pris les commandes de la table et les avoir transmises à la caisse, le caissier les saisit dans l’écran POS et elles sont automatiquement imprimées en cuisine. La cuisine prépare la commande imprimée et la remet au serveur pour qu’il la serve à table.

Les commandes de table saisies dans le système ne peuvent pas être supprimées par les utilisateurs standard, seuls les utilisateurs autorisés peuvent les supprimer. Même les commandes supprimées par des personnes autorisées peuvent être consultées dans les rapports et suivies. Grâce à cette fonctionnalité, les fraudes peuvent être évitées avant même la mise en place d’un système de stock. Le fait qu’une commande envoyée en cuisine ne puisse pas être annulée, ou seulement avec une autorisation définie, et que toutes les annulations soient consignées dans les rapports, empêche les comportements malveillants et ne laisse aucune faille. Dans les systèmes manuels, une addition encaissée après la prise de commande et le service peut disparaître. Dans ces systèmes, en revanche, chaque opération est enregistrée. Les fraudes éventuelles sont ainsi évitées.

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Un système intégré à la cuisine réduit le temps de service et évite les confusions liées à la prise de notes manuscrite.

3. Systèmes pour POS avec plusieurs matériels

Dans ces systèmes, qui fonctionnent comme les systèmes de suivi de commandes simples décrits ci-dessus mais avec plusieurs écrans POS, ce sont désormais les serveurs, et non le caissier, qui saisissent directement les commandes des tables. Plusieurs matériels sont nécessaires, en particulier dans les établissements à plusieurs étages, avec beaucoup de tables, de grande surface ou à plusieurs succursales. Dans ce système, les serveurs saisissent eux-mêmes la commande, qui arrive automatiquement en cuisine. Lorsque la table demande l’addition, le serveur l’imprime sur l’imprimante connectée à l’écran POS et la présente au client. À la place de plusieurs écrans tactiles, vous pouvez aussi utiliser des terminaux portables pour les serveurs. Vous accélérez ainsi la prise de commande et rendez vos clients plus heureux.

Les Systèmes pour restaurant pour café-bar installés avec plusieurs écrans POS présentent des avantages importants. Ils permettent de servir rapidement plus de tables avec moins de personnel et contribuent ainsi à la satisfaction client.